De notulist vůůr de vergadering

Voor een professionele vastlegging van het gesproken woord.





introductie vidipen notuleerservice
werkwijze vidipen notuleerservice
werkveld vidipen notuleerservice
vacatures vidipen notuleerservice
contact vidipen notuleerservice
homepagina vidipen notuleerservice

 

EERSTE HULP

BIJ NOTULEREN

DE VOORBEREIDING

 

 

Karin werkt sinds kort op het secretariaat van een productiebedrijf. Haar collega werkt al jaren bij de organisatie en notuleert de wekelijkse directievergaderingen. Als deze collega ineens ziek wordt, vraagt de directie Karin de volgende directievergadering te notuleren. Het is niet moeilijk, wordt haar verzekerd: ze hoeft alleen maar de essentie van de te bespreken punten te noteren en de acties en afspraken vast te leggen.
Even later realiseert Karin zich dat ze 'ja' heeft gezegd tegen een klus waarvan ze nauwelijks iets weet. Wat komt er eigenlijk allemaal bij het notuleren kijken? Karins enige houvast is het laatste verslag van haar zieke collega. Zoiets moet het dus worden, die vorm, die lengte. Op hoop van zegen dan maar ...

Veel notulisten zijn in een soortgelijke situatie als die van Karin verzeild geraakt - en zijn zo hun notuleercarriŤre gestart. Dat de voorbereiding anders en vooral beter kan, laat zich raden.

Algemene voorbereiding

 

De voorzitter is verantwoordelijk voor de gehele organisatie van de vergadering. Van het maken van de agenda tot het regelen van de vergaderruimte met koffie en thee. Heeft de vergadering ook een secretaris, dan kan deze enkele voorzitterstaken in de voorbereiding overnemen. Als de vergadering geen secretarisfunctie heeft, dan vraagt de voorzitter de notulist meestal om assistentie. In kleine vergaderingen kan deze assistentie zelfs zover gaan dat de notulist de meeste voorbereidende werkzaamheden toebedeeld krijgt.

Welke voorbereidende werkzaamheden kun je als notulist toebedeeld krijgen? In principe kunnen dat alle werkzaamheden zijn die het tijdsvak tussen de signalering van de behoefte om te vergaderen en de vergadering zelf bestrijken.

Hieronder volgt een chronologisch overzicht van deze algemene voorbereidende werkzaamheden:

 1. verzamelen van de agendapunten en de gegevens die daarbij horen;
 2. rangschikken van de agendapunten tot een logisch en qua tijdsverdeling realistisch voorstel;
 3. bespreken van het agendavoorstel met de voorzitter;
 4. formuleren van het vergaderdoel bij de (wisselende) agendapunten;
 5. opstellen van de agenda en samenstellen van de eventuele bijlagen;
 6. vaststellen van de vergaderdatum;
 7. afspreken van een geschikte vergaderruimte, de catering en de presentatiefaciliteiten;
8.  bespreken met de voorzitter van het definitieve agendaontwerp inclusief bijlagen en vaststelling (gast)deelnemers;
 9. uitnodigen van de (gast)deelnemers;
 10. verzenden van de agenda en benodigde stukken;
 11. controleren van de vergaderruimte, de catering en de presentatiefaciliteiten.

Voorbereiding als notulist

 

Heeft de vergadering wel een secretarisfunctie of neemt de voorzitter de voorbereidende werkzaamheden zelf voor zijn rekening, dan komt de notulist in de regel een week voor de vergadering in beeld. Hieronder staat beschreven hoe je je als notulist op de vergadering kunt voorbereiden.

Agenda
Heb je de agenda met eventuele bijlagen op tijd gekregen en goed kunnen bestuderen? 
De agenda is het werkprogramma van de vergadering. Als je als notulist van dit programma en de achtergrondinformatie op de hoogte bent, dan kun je je van tevoren in de onderwerpen verdiepen. Als je weet waar de discussies over gaan, dan is het gemakkelijker om tijdens de vergadering te luisteren en aantekeningen te maken. Bespreek onduidelijkheden daarom tijdig met de secretaris of de voorzitter.

Vergaderaars
Zijn de vergaderaars bekend? 
Zeker als de vergadergroep nieuw voor je is, is het belangrijk om vooraf een goed beeld te hebben van de grootte en samenstelling van de vergadergroep. Ook is het handig op de hoogte te zijn van bijzonderheden van individuele vergaderaars, zodat je in de vergadering niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Als de vergadergroep erg groot is, is het verstandig van tevoren een presentielijst te maken. Je hoeft je dan in de vergadering niet actief bezig te houden met de aanwezigheid en namen van de deelnemers. De lijst laat je tijdens de vergadering rondgaan; de aanwezigen vullen zelf hun naam in.

Vergadering
Is het soort vergadering bekend?
Een werkoverleg is een heel ander soort vergadering dan de overlegvergadering (de vergadering tussen ondernemingsraad en directie). Natuurlijk, in beide soorten
vergaderingen wordt informatie uitgewisseld, worden meningen gevormd, worden problemen opgelost en knopen doorgehakt - dit alles in het belang van de organisatie. Maar de wijze waarop dit gebeurt, verschilt meestal sterk.
Zo is er in een werkoverleg eigenlijk altijd sprake van samenwerken; het groepsbelang staat voorop.
Bij een overlegvergadering vertegenwoordigen de vergaderaars verschillende groepen. Hoewel er in een overlegvergadering ook naar consensus gestreefd wordt, kan er soms scherp onderhandeld worden wanneer er tegenstrijdige belangen in het spel zijn. 
Omdat het soort vergadering een grote invloed heeft op de verslaglegging, is het essentieel dat je vooraf een goed beeld hebt van de te notuleren vergadering.

Verslagvorm
Is de verslagvorm bekend? 
Met andere woorden, is het duidelijk wat voor soort verslag er straks van jou verwacht wordt? Dat kan een uitgebreid verslag zijn waarin je de kern weergeeft van wat elke partij in de vergadering aan de orde heeft gesteld. Het kan ook een beknopt verslag zijn waarin je alleen de essentie van de bespreking vermeldt, aangevuld met een actiepuntenlijst. Of het kan een lijst zijn met acties en afspraken. 
De keuze van de verslagvorm wordt voornamelijk bepaald door het soort vergadering en het doel van het verslag. Als verschillende partijen met verschillende belangen vergaderen, is het belangrijk de standpunten van de partijen in het verslag te scheiden. Immers, het verslag moet later bij geschillen als bewijs kunnen dienen. Als er sprake is van een gezamenlijk belang, dan volstaat een beknopt verslag. Namen of partijen vermeld je in een beknopt verslag normaal gesproken alleen bij de acties en bij de rondvraag. Wanneer het verslag alleen bedoeld is als geheugensteun voor de vergaderaars, dan volstaat meestal een aandachtspuntenlijst, actiepuntenlijst of afsprakenlijst. 

Zowel het uitgebreide als het beknopte verslag wordt in ieder geval aangevuld met een actiepuntenlijst om de voortgang te bewaken. Andere lijsten, zoals besluitenlijst, afsprakenlijst, aandachtspuntenlijst, voortgangslijst of historisch overzicht, kunnen afhankelijk van de situatie toegevoegd worden. Het woordelijk verslag wordt alleen in enkele specifieke situaties gebruikt . 

Wat doe je als je bemerkt dat jouw verslagvorm niet de juiste is? Het is de taak van de notulist om als specialist op dit gebied over de verslagvorm te adviseren. De vergadergroep beslist uiteindelijk wat voor soort verslag er moet komen. 

Doel agendapunten
Is het doel van de agendapunten bekend? 
Wil je goed kunnen luisteren en aantekeningen maken tijdens de vergadering, dan zul je tijdig op de hoogte moeten zijn van de doelen van de wisselende agendapunten. Wordt er informatie uitgewisseld, komt er een felle discussie, komen er verschillende oplossingen voor het probleem aan de orde met hun voor- of nadelen of neemt de vergadering een besluit? Een goede notulist moet de vergaderstructuur kennen en precies weten in welke fase van bespreking de vergadering is beland. In steeds meer vergaderingen wordt gewerkt met een agenda met toelichting, waarbij in ieder geval op de agenda staat aangegeven of het punt ter informatie, ter discussie of ter besluit is. Zo is iedereen op de hoogte van de vergaderdoelen, en kan er efficiŽnter worden vergaderd - en genotuleerd. 

Registratietechniek en -middelen
Heb je voldoende pennen, papier en eventueel een laptop bij je? 
Het is niet professioneel als de voorzitter moet schorsen omdat de pen of het papier van de notulist op is. Zorg er daarom voor dat je voldoende papier bij je hebt en een extra pen. Ook als je notuleert met de pc is het verstandig pen en papier bij je te hebben. Niet alleen omdat de pc kan vastlopen, maar ook omdat het handig is om in bepaalde situaties handmatig aantekeningen te maken. Zo kun je bijvoorbeeld de pc gebruiken voor de agendapunten die min of meer chronologisch verlopen en overstappen op pen en papier als je in een felle discussie het overzicht wilt bewaren. De registratietechnieken sluiten elkaar dus zeker niet uit. 

Hulp
Heb je met de voorzitter doorgesproken hoe je tijdens de vergadering kunt aangeven dat iets niet duidelijk is? 
Je kunt tijdens de vergadering openlijk vragen wat er van de discussie nu precies in het verslag moet komen, of je kunt op een minder expliciete manier om verheldering vragen. Een goed op elkaar ingespeeld voorzitter-notulist koppel heeft aan minimale seintjes genoeg om informatie uit te wisselen. Vraag je voorzitter ook eens om voortaan de agendapunten in te leiden (waarom staat het punt op de agenda, wat moet er deze vergadering bereikt worden?) en af te ronden (wat is er afgesproken, wat is het vervolg?). Als je voorzitter dit doet, dan is het eenvoudiger te notuleren. Bovendien wordt er hierdoor efficiŽnter vergaderd: ook de andere vergaderaars weten precies wat de stand van zaken is. Wanneer er vergaderd wordt over een onderwerp waar je weinig vanaf weet, vraag dan een van vergaderaars om bij dat punt mee te schrijven. 

Wil je je als notulist goed voorbereiden op de vergadering? 
Zorg er dan voor dat je alle vragen onder de cursieve kopjes met 'ja' kunt beantwoorden. Door je goed voor te bereiden op de vergadering zorg je ervoor dat je tijdens de vergadering gemakkelijker en beter luistert. En beter luisteren leidt weer tot een beter verslag. Bereid je op de volgende vergaderingen goed voor, en je zult het zelf ook ervaren: notuleren is een prachtig vak! 


Bron: Management Support Magazine juli/augustus 2001

vidipen notuleerservice - professioneel notuleerbureau in Midden-Nederland voor het uitbesteden van al uw notuleerwerkzaamheden !!

Vidipen Notuleerservice  Edeseweg 192-A  6732 DC  HARSKAMP (Gld.)  T: (0318) 45 79 11  E: info @ vidipen.nl

SpyderTrax produced by ElectroKits